Nâng chất dịch vụ, chuẩn hoá quy trình bán hàng

Theo Bưu điện Việt Nam (Vietnam Post), nếu như trước kia, việc quản lý xuất, nhập, báo cáo kho hàng hay quá trình vận chuyển chủ yếu làm theo phương thức thủ công, dễ xảy ra nhầm lẫn và chậm trong việc phân phối hàng hóa thì giờ đây với nền tảng “Phân phối bán lẻ, Quản lý cung ứng” (CAS-PRS) những hạn chế này đã được khắc phục triệt để.

CAS-PRS được Vietnam Post đưa vào sử dụng đồng bộ từ tổng công ty, đến các bưu cục, điểm Bưu điện - Văn hoá xã (BĐ-VHX) và các kênh phân phối khác của Bưu điện Việt Nam. Hiện quy trình cung ứng sản phẩm trong việc phân phối hàng hóa, hỗ trợ công tác quản lý số lượng cũng như chất lượng hàng, kho hàng đã được thống nhất trên toàn mạng lưới. Bên cạnh đó, nền tảng này cũng giúp cho việc nâng cao chất lượng dịch vụ, chuẩn hóa quy trình bán hàng.

Nền tảng CAS-PRS không hoạt động đơn lẻ mà là một vòng tuần hoàn quản lý khép kín từ khâu nhập hàng, logistic, phát hàng đến tay người tiêu dùng. Bên cạnh đó các thông tin về cách thức triển khai kinh doanh của từng loại sản phẩm hàng hóa, kết quả triển hay đặc thù hàng hóa, chính sách bán hàng, các chương trình khuyến mại cũng được quản lý khoa học, dễ tra cứu đối với bất kì người sử dụng nào. Qua đó giúp việc phân phối hàng hóa tới khách hàng nhanh hơn, đảm bảo sự luân chuyển hàng hóa được liên tục, tránh tình trạng lưu kho, đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng.

Khách hàng có thể đối chiếu chính xác mã hàng, giá tiền và tổng tiền phải thanh toán ngay sau khi giao dịch nhờ việc tích hợp các nền tảng công nghệ

Theo ông Nguyễn Kiên Cường - Phó Tổng Giám đốc Vietnam Post, nền tảng này giúp tối ưu hóa việc quản lý các sản phẩm, đặc biệt là sự liên thông giữa các cấp với nhau trên toàn mạng lưới. Ở đầu vào, Ban điều hành sẽ nắm rõ được số lượng hàng hóa theo đúng nhu cầu, tâm lý tiêu dùng của khách hàng ở từng khu vực, thông quá đó, bổ sung hàng hóa phù hợp với đặc điểm từng nơi.

Với hơn 6.500 các loại mặt hàng được đưa vào hệ thống phân phối bán lẻ, bằng việc sử dụng mã vạch và thiết bị kiểm kho di dộng, từ cấp quản lý đến nhân viên bán hàng, bất kì lúc nào cũng có thể dễ dàng kiểm soát được hạn sử dụng của từng loại hàng. Nhờ vậy, không còn xảy ra tình trạng tồn kho, chất lượng hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ. Đặc biệt, Ban điều hành, lãnh đạo các đơn vị từ Bưu điện tỉnh/thành phố, bưu điện huyện/thị xã đến BĐ-VHX đều chủ động nắm bắt về đầu ra của sản phẩm. Ngoài ra, việc điều phối hàng hóa giữa các kho hàng và điểm bán hàng trên mạng lưới sẽ linh hoạt và chặt chẽ hơn.

Một điểm đặc biệt nữa là khi được tích hợp nền tảng quản lý phân phối hàng hóa với hệ thống quầy đa dịch vụ, các giao dịch với khách hàng sẽ nhanh chóng, thuận tiện và minh bạch hơn. Khách hàng có thể đối chiếu chính xác mã hàng, giá tiền và tổng tiền phải thanh toán ngay sau khi giao dịch.

Tăng hiệu quả phân phối hàng hóa

Theo chị Nguyễn Phương Anh, nhân viên Bưu điện TP.Vinh, tỉnh Nghệ An, khi áp dụng nền tảng này việc quản lý hàng hóa bưu cục hoàn toàn tự động. Các quá trình nhập liệu truy xuất thông tin đều rất nhanh và chính xác.

Với công nghệ không dây, việc chỉ đạo từ Ban điều hành, lãnh đạo các đơn vị hay thông tin về hàng hòa đều được truyền tải nhanh chóng. Nhân viên bán hàng có thể truy xuất thông tin tại bất cứ địa điểm, thời gian nào khi đi bán hàng tại địa phương.

“Đội ngũ kiểm soát hàng hóa, phân phối bán lẻ của Bưu điện không cần phải trực tiếp xuống từng điểm bán mà vẫn có thể theo dõi được số lượng, tình hình hàng hóa tại bất kì một thời điểm nào trong ngày. Mặt khác, nó còn hỗ trợ giao dịch viên, nhân viên BĐ-VHX đối chiếu, kiểm kê kho hàng, dữ liệu về doanh số theo ca, ngày, tuần, tháng”, chị Phương Anh cho biết.

Ông Nguyễn Kiên Cường - Phó Tổng giám đốc Vietnam Post đánh giá, sau hơn nửa năm triển khai trên cả nước, CAS-PRS đã góp phần không nhỏ trong việc thúc đẩy hiệu quả kinh doanh trụ cột Phân phối hàng hóa của Bưu điện Việt Nam. Đặc biệt giải pháp này đã giúp doanh nghiệp bưu chính quốc gia của Việt Nam đẩy nhanh tốc độ xây dựng các điểm phục vụ thông minh qua nền tảng số.

Nhờ có CAS-PRS việc phân phối hàng hóa tới khách hàng nhanh hơn, tang trải nghiệm về dịch vụ cho khách hàng

“Mọi công việc quản lý hàng hóa, sản phẩm đều được thực hiện trên nền tảng số. Công tác báo cáo số liệu cũng nhanh chóng và chính xác hơn giúp cho Bưu điện Việt Nam cắt giảm đáng kể số lượng nhân sự kiểm kê, quản lý kho”, ông Cường chia sẻ thêm.

Theo các chuyên gia kinh tế, đến năm 2025 quy mô đầu tư vào thị trường bán lẻ tại Việt Nam dự báo sẽ tăng lên 350 tỷ USD (gấp 1,6 lần năm 2020). Thị trường bán lẻ đang còn rất nhiều tiềm năng phát triển. Với lợi thế vượt trội về mạng lưới phủ rộng đến tận cấp xã, cùng với nhiều năm kinh nghiệm phân phối hàng tiêu dùng, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa trong lĩnh vực bán lẻ sẽ giúp Vietnam Post tự tin tham gia mạnh mẽ hơn, sâu rộng hơn vào lĩnh vực phân phối, bán lẻ hàng hóa.

Khi khả năng quản trị được nâng cao và chuyên nghiệp hóa trên toàn mạng lưới, Vietnam Post sẽ ngày càng nâng cao năng lực cạnh tranh để tạo nên những đột phá mới trong việc mở rộng thị phần bán lẻ, đáp ứng mọi xu hướng mua hàng nhanh chóng, tiện lợi của người tiêu dùng từ thành thị đến nông thôn, miền núi, biên giới, hải đảo.

Xuân Thạch